Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez Przedsiębiorstwo Wielobranżowe IPB sp. z o.o.

Szanowni Państwo,

od 25 maja 2018 r. w Polsce obowiązuje rozporządzenie w sprawie ochrony danych osobowych, zwane dalej „RODO”. Wobec powyższego spółka Przedsiębiorstwo Wielobranżowe IPB sp. z o.o., zgodnie z przepisami art. 13 i 14 RODO, przedstawia następujące informacje dotyczącą przetwarzania danych osobowych.

Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Państwa dane osobowe, jest Przedsiębiorstwo Wielobranżowe IPB spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą pod adresem: ul. Pyskowicka 6, 41-807 Zabrze, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach Wydział X Gospodarczy – KRS pod nr 0000219150, NIP 9541014768, REGON 271570196, kapitał zakładowy 53 200 zł, zwana dalej „IPB” lub „administratorem”. Spółka IPB przetwarza Państwa dane osobowe w związku z tym, że jest Państwa potencjalnym klientem, aktualnym klientem lub byłym klientem.

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Państwa danych osobowych?

W tym celu należy napisać na wyznaczony przez nas adres e-mail: rodo@ipb-decoration.eu lub adres pocztowy: Przedsiębiorstwo Wielobranżowe IPB sp. z o.o., ul. Pyskowicka 6, 41-807 Zabrze.

Skąd mamy Państwa dane?

Otrzymaliśmy je od Państwa podczas nawiązania współpracy, zawarcia umowy albo w trakcie trwania współpracy bądź też pozyskaliśmy je od Państwa na targach lub innych wydarzeniach handlowych lub z powszechnie dostępnych źródeł jak np. rejestry przedsiębiorców, książki telefoniczne, sieć Internet.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych przez IPB?

Przetwarzamy Państwa dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do prowadzenia przez nas działalności gospodarczej, w tym do takich celów jak:

• Obsługa zgłoszeń i zapytań, które do nas Państwo kierujecie w związku z naszą działalnością gospodarczą.
• Składanie zapytań ofertowych.
• Zamawianie towarów i usług.
• Sporządzanie i przechowywanie dokumentacji odbiorowej.
• Rozliczanie dokonanych zamówień.
• Zgłaszanie ewentualnych reklamacji.
• Komunikacja w sprawach związanych z wszystkimi powyższymi celami.

Dodatkowo, przepisy prawa wymagają od nas przetwarzania Państwa danych dla celów podatkowych i rachunkowych.

Ponadto możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celach wskazanych poniżej, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu IPB, którym jest:

• prowadzenie analiz statystycznych;
• ustalenie bądź dochodzenie roszczeń albo obrona przed roszczeniami; prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych;
• przechowywanie danych dla celów archiwizacyjnych, w tym dowodowych, oraz zapewnienie wykazania spełnienia przez IPB obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Czy muszą Państwo podać nam swoje dane osobowe?

Wymagamy podania przez Państwa następujących danych osobowych, aby móc przeprowadzać z Państwem transakcje:

• Imiona i nazwiska.
• Nazwa firmy.
• Adres prowadzonej działalności gospodarczej.
• Dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail).

Jeśli nie podadzą Państwo tych danych osobowych, niestety nie będziemy mogli zawrzeć z Państwem umowy, a w konsekwencji nie będą Państwo mogli dokonywać na naszą rzecz dostawy towarów lub świadczyć na naszą rzecz usług.

Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, możemy wymagać od Państwa podania innych danych niezbędnych np. ze względów rachunkowych lub podatkowych. Podanie jakichkolwiek innych danych osobowych przez Państwa nie jest wymagane do założenia ani prowadzenia konta i – poza wymienionymi powyżej przypadkami – jest całkowicie dobrowolne.

Jakie mają Państwo uprawnienia wobec IPB w zakresie przetwarzanych danych?

Gwarantujemy spełnienie wszystkich Państwa praw wynikających z RODO, tj. prawo dostępu, sprostowania oraz usunięcia Państwa danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych.

Z uprawnień tych mogą Państwo skorzystać, gdy:

• w odniesieniu do żądania sprostowania danych: zauważą Państwo, że Państwa dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
• w odniesieniu do żądania usunięcia danych: Państwa dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez IPB; cofną Państwo swoją zgodę na przetwarzanie danych; zgłoszą sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych; Państwa dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem lub dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
• w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych: zauważą Państwo, że Państwa dane są nieprawidłowe – mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania Państwa danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych; Państwa dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będą Państwo chcieć, aby zostały usunięte; Państwa dane nie będą nam już potrzebne, ale mogą być potrzebne Państwu do obrony lub dochodzenia roszczeń; lub wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
• w odniesieniu do żądania przeniesienia danych: przetwarzanie Państwa danych odbywa się na podstawie Państwa zgody lub umowy zawartej z Państwem oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.

Mają Państwo prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Państwa danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W jakich sytuacjach mogą się Państwo sprzeciwić wobec przetwarzania Państwa danych?

Mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, gdy:

• przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu IPB lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się Państwo znaleźli,
• Państwa dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego.

Z prawa sprzeciwu mogą Państwo skorzystać od 25 maja 2018 r.

Komu udostępniamy Państwa dane osobowe?

Państwa dane osobowe co do zasady nie są przez nas udostępniane. Może jednak dojść do tego, że udostępniamy Państwa dane naszym klientom, gdy będą oczekiwać informacji na temat dostawców lub usługodawców, z których korzystamy wykonując umowy z naszymi klientami, a także firmom wspierającym nas w prowadzeniu działalności gospodarczej, w tym podmiotom świadczącym usług kurierskie, deweloperom systemów informatycznych, z których korzysta administrator, podmiotom zapewniającym obsługę techniczną, świadczącym usługi hostingowe lub udostępniającym miejsce na serwerze, biurom rachunkowym, bankom, które prowadzą rachunki bankowe dla administratora, kancelariom prawnym, organy ochrony prawnej, w tym uprawnionym organom administracji publicznej, sądom i komornikom, podmiotom świadczącym obsługę informatyczną, podmiotom, które zapewniają usługi kredytowe, ubezpieczeniowe, wykonują usługi konsultingowe lub audytowe. Możemy również przekazywać Państwa dane naszym klientom w celu umożliwienia nam realizacji naszych umów, które z nimi zawarliśmy (np. na potrzeby wpuszczenia Państwa na teren klienta). Możemy przekazać Państwa dane osobowe organom publicznym walczącym z oszustwami i nadużyciami.

Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe?

Przechowujemy Państwa dane osobowe przez czas trwania współpracy, a także po jej zakończeniu.

W celu udowodnienia przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych będziemy przechowywać dane przez okres, w którym IPB zobowiązana jest do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych i umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne.

W żadnym wypadku nie przechowujemy Państwa danych osobowych przez okres dłuższy niż maksymalnie 10 lat od dnia zakończenia współpracy, chyba że w ciągu tego czasu nie zakończy się ewentualne postępowanie sądowe z Państwa i naszym udziałem.

Czy przekazujemy Państwa dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy do Google LLC, Microsoft Corporation lub Apple Corporation w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).